Электронные таблицы (Calc)

Стили страниц

Таблицы c расчетами используются в основном в электронном виде, поэтому их печать может вызвать трудности даже у опытных пользователей. Однако OpenOffice.org предлагает бóльшую поддержку, чем другие табличные процессоры, для печати электронных таблиц.

Если вы активно используете стили страниц в текстовом процессоре Writer, то ваш опыт может ввести вас в заблуждение при работе в Calc. Стили страниц в Calc и Writer имеют много схожих опций в тех же самых вкладках, так что Вы можете даже забыть, в какой программе в данный момент работаете. Тем не менее, стили страниц в Calc имеют меньше преимуществ, нежели в Writer. Не все их настройки также просты при установке значений параметров и в использовании.

Подумайте немного о различиях между текстовым и табличным процессорами и причины различий станут для вас очевидны. В Writer стиль страницы имеет прямое отношение к физическим размерам страницы. Вы можете установить размер страницы в стиле и то, что вы увидите на экране будет в точности соответствовать этим установкам. В противоположность этому, хотя вы и установите размеры страницы для печати, как и большинство табличных процессоров, Calc не пытается сразу же применить параметры стиля к странице. В девяти случаях из десяти такая попытка будет бессмысленна, так как большинство электронных таблиц никогда не будет напечатано. Если вы хотите, чтобы таблица помещалась в заданные размеры страницы, вам нужно позаботиться о ширине столбцов и высоте строк, используя для этого пункт меню Файл > Предварительный просмотр страницы и базовые познания в арифметике.

Именно поэтому, результаты задания стиля страницы в Calc, в отличие от стилей страницы в Writer, не показываются на экране. Вы должны выбрать пункт меню Файл > Предварительный просмотр страницы перед тем, как увидите изменения. Даже в этом случае некоторые элементы форматирования будут видны только до последней заполненной ячейки. Эти ограничения делают страницы Calc трудными для управления, особенно, если вы пытаетесь работать с ними как со страницами Writer.

Установка стилей страниц

Как и в Writer, плавающее окно Стили и форматирование^[1] открывается в Calc, когда Вы нажимаете кнопку F11 или выбираете пункт меню Формат > Стили. В этом окне вы можете нажать правую кнопку мыши на существующем стиле для его изменения или создать новый стиль.

Всегда помните, что стили страниц в Calc более ограничены, чем в Writer. Calc применяет стили страниц для каждой задачи печати в целом, поэтому поле Следующий стиль в параметрах стилей страниц отсутствует. Также не требуется и поле Связан с, потому что стили страниц в Calc не иерархические. Фактически, в то время как документы Writer могут легко использовать десятки различных стилей страниц, обычной таблице Calc приходится довольствоваться небольшими изменениями существующих стилей Базовый и Отчет. Вероятно, вам никогда не потребуется ставить первым символ подчеркивания или звездочку в имени стиля, чтобы найти свой стиль на верхушке списка в окне Стили и форматирование.

Вкладки Обрамление и Фон для стилей страниц дублируют значения стиля ячейки и имеют меньшую силу, чем настройки, установленные для ячеек. Так как подобные замещения установленных значений не слишком увеличивают ваши возможности по сравнению с Writer, вы можете игнорировать вкладки Обрамление и Фон и сфокусироваться на использовании стилей ячеек для подготовки к возможной печати таблиц. Однако, если вы всё-таки будете использовать эти вкладки, то обнаружите, что вкладка Обрамление содержит более широкий набор настроек для оформления границ ячеек, включая положение и толщину линий, а также расстояние между содержимым ячеек. Вкладка Фон также дает возможность настройки использования цвета или графического файла для заполнения фона таблицы. Содержимое обеих вкладок проиллюстрировано полезными диаграммами и будет понятно любому, кто использовал аналоги этих настроек в каких-либо других программах.

Тем не менее, лучше всего начинать с вкладки Страница. Установки на этой вкладке не являются загадочными; они включают настройки формата страниц, ориентации, полей, двухстраничных таблиц и нумерации страниц, которые настолько понятны, насколько вы могли бы надеяться. Во многих случаях вам не придется изменять эти значения, однако перед печатью стоит окинуть взором эти настройки перед тем как изменять ширину столбцов и высоту строк.

Что касается вкладок Верхний колонтитул и Нижний колонтитул, основное назначение их - добавить соответствующий колонтитул на каждую распечатываемую страницу. Верхний и нижний колонтитулы более ограничены в Calc, нежели в Writer. В частности, вы обнаружите, что можете создать только один колонтитул каждого типа, что является отражением относительного отсутствия необходимости печати таблиц. Однако, если вы включите колонтитулы, то вы сможете определить вставляемые в них поля и высоту самих колонтитулов, а нажав кнопку Дополнительно, получите еще и возможность настроить границы и фон для каждого из колонтитулов.

Однако значительная часть наиболее важных настроек для стилей страниц в Calc находятся на вкладке Лист. Хотя она содержит настройку печати номера на первой странице, большинство установок этой вкладки непосредственно влияют на сам процесс печати.

Большинство установок находятся на панели Печать, где вы выбираете какие элементы будут напечатаны. Установки печати по умолчанию очевидны. В конце концов, почему вы, добавив в таблицу графические элементы, можете не захотеть напечатать их? Или в большинстве случаев выбрать печать формул, а не результатов вычислений? Однако Вам может потребоваться напечатать заголовки строк и столбцов, а также сетку, чтобы Ваша страница выглядела как таблица в Calc или, в отдельных случаях, напечатать примечания.

Другие настройки на вкладке устанавливают механизм печати таблицы. На панели Порядок страниц вы можете установить каким образом будут печататься страницы, в которых все колонки не помещаются на страницу: окончание печати сначала всех строк в существующих колонках, а потом переход к остальным колонкам или печать сначала всех колонок, а затем соответствующих им строк (диаграмма на вкладке объяснит вам выбор, если вы находите данное выше описание слишком сложным).

Панель Масштаб предлагает решение в том случае, если таблица не помещается на страницу (или на необходимое число страниц). В выпадающем списке вы сможете уменьшить или увеличить таблицу на определенный процент, или подогнать ее к определенному размеру высоты и ширины, или к определенному количеству страниц. Эти альтернативы не всегда практичны если ваша цель - распечатка таблицы, которую можно без труда прочитать, но они дают возможность упростить Вашу работу.

Форматирование другими способами

Writer делает использование стилей страниц практически неизбежным, если вы хотите использовать сложные форматы или даже различные верхние и нижние колонтитулы; в то же время, Calc использует менее строгий подход к стилям страниц. Если вы не планируете распечатывать таблицу или таблица небольшого размера, то Вы можете игнорировать стили страниц.

Вместо этого вы можете сосредоточиться на стилях ячеек, которые более полезны для непосредственного использования. Подобно стилям страниц, стили ячеек имеют установки для фона и границ. Более того, так как вы можете применить их к любым ячейкам по вашему выбору, они лишь немного менее удобны для физического форматирования. Их единственный реальный недостаток - это отсутствие возможности вставки и редактирования колонтитулов; если Вы собираетесь печатать таблицу, то Вам придется потратить время для установки колонтитулов вручную.

В добавление к стилям ячеек - или вместо них - вы можете применить автоматическое форматирование ко всей таблице, выбрав пункт Формат > Автоформат. Честно говоря, многие из предопределенных форматов слишком яркие, но Вы можете использовать кнопку Добавить для задания собственных автоформатов. вы можете также использовать кнопку Выбрать тему для выбора подходящей среди встроенных неизменных тем, которые поставляются вместе с Calc, хотя (в зависимости от происхождения Вашей версии OpenOffice.org) вам может понадобиться выбрать пункт Сервис > Настройка > Панели инструментов и добавить кнопку Выбрать тему на панель инструментов.

Однако, если печать - это только возможность, а не необходимость для вашей электронной таблицы, избавьте себя от этих трудностей и вернитесь к стилям страницы. Они могут быть также полезны, как и их эквиваленты в Writer.

Однажды поняв принципы работы со стилями, вы сможете оградить себя от огромных объемов ненужной работы.

продолжение следует

Обсудить на форуме...

•  Источник: Конкурс на лучшую статью об OpenOffice.org. Номинация: «Об этом уже писали»
•  оригинальная статья http://www.linuxjournal.com/node/1000128

• [1] другое название окна - Стилист