Сообщество

Подготовка пользователей к миграции

Кто должен информировать пользователей?

Лучше, если пользователь впервые услышит о предстоящей миграции от своего руководителя. В дальнейшем переустановка офисного пакета не должна стать для пользователя неожиданностью, поэтому, на всякий случай, уведомите пользователя о своём завтрашнем появлении.

Когда сообщать пользователям о предстоящей миграции?

Если сроки позволяют, договаривайтесь немного заранее. Многое зависит от корпоративных традиций и служебных обязанностей конкретных пользователей. Обычно им достаточно просто узнать, что «завтра мы идём к вам».

Какую часть информации должен знать пользователь?

Поскольку пользователь при миграции организации — звено не решающее, то чем меньше информации вы предоставляете на этом этапе, тем лучше. Всё равно после начала использования OpenOffice.org каждый пользователь составит о нём собственное мнение.

Как минимум, рассказать необходимо следующее:

• Офисные пакеты похожи. Обычно проблем с совместимостью и выполнением основных операций не возникает;
• Если что-то пойдёт не так, вы готовы придти на помощь;
• Помощь можно найти и в сети интернет;
• Можно без особенных проблем открывать, читать, редактировать и отправлять почтой большинство документов MS Office.

Слухи и споры с противниками миграции

Количество и способ распространения слухов более зависят от корпоративной культуры, нежели от качества программного обеспечения. Недостаток информации, конечно, усиливает опасения пользователей и порождает слухи, но следует признать, что средний пользователь не готов понять преимущества и недостатки открытого программного обеспечения, а нежелание руководства легализовывать MS Office воспринимает как попытку сэкономить на нём лично. Вряд ли вы сможете сколь-нибудь значительно повлиять на ситуацию на этом этапе.

Расскажите пользователю необходимый минимум из предыдущего раздела. Не спорьте, улыбайтесь. С окончанием миграции слухи и страхи пройдут сами собой.
Более подробно работа с пользователями будет освещена в следующей статье.

Какие меры помогут повысить привлекательность OpenOffice.org в глазах пользователя?

• Шаблоны для пользователя. Такая мелочь, как наличие бланка предприятия в составе офисного пакета, значительно упрощает жизнь как пользователю, так и службе поддержки.
• Тщательная настройка пользовательского интерфейса: кнопок, стилей, положения листа, привычных функций. Посмотрите наборы пользовательских настроек на MyOOo.ru, попробуйте разные расширения.
• Внешнее сходство интерфейса OpenOffice.org с интерфейсом MS Office — кнопочки-ярлычки-расширения, имитирующие привычный офисный пакет. Это спорный и неоднозначный пункт, но им пользуются.
• Индивидуальные решения для каждого пользователя или отдела. Как в плане настроек, так и в плане шаблонов.
• Индивидуальный подход в плане «сохранений по умолчанию». Можно настроить OpenOffice.org так, чтобы по умолчанию он создавал документы в формате MS Office.
• Ваша поддержка, внимание и ответы на вопросы. Подробнее об этом — в следующих статьях.

Выберите из этого списка то, что подходит для вашей организации (за исключением последнего пункта ), протестируйте и включите в план установки.

Обеспечение совместимости с пользователями МSО

Пользователи MSO внутри организации

После миграции в вашей организации вполне могут остаться пользователи с MS Office. Как упоминалось выше, рекомендуется установить OpenOffice.org «офисом по умолчанию», прописав необходимые ассоциации. Таким образом, проблем с совместимостью документов, изготовленных разными пользователями, не возникнет.

Обмен документами с другими организациями

Отправка документов по электронной почте не вызывает проблем. Покажите пользователям экспорт в PDF и отправку документа по электронной почте в формате MSO. Качество открытия чужих документов (к примеру, xls) вы должны были проанализировать ещё на этапе оценки. В дальнейших сложных случаях помогут бесплатные средства просмотра (Viewer'ы). А если вы столкнётесь с неправильным отображением файла, пожалуйста, сообщите об этом сообществу Ru.OpenOffice.org.

Массовый переход на ODF и использование конвертера документов

Мы рекомендуем внутри организации перейти на формат OpenDocument (это формат, в котором OpenOffice.org сохраняет свои документы по умолчанию). Преимущества использования ODF в организации:

• Это настоящий стандарт, сертифицированный ISO, хорошо документированный. Описание стандарта переведено на русский язык.
• ODF является основным форматом для OpenOffice.org, следовательно максимум возможностей и преимуществ вы получите при использовании документов ODF;
• Открытый стандарт позволит вам не зависеть от поставщика программного обеспечения в будущем;
• Вы получите выигрыш в размере документа и иногда – в скорости его загрузки;
• Документы в формате ODF поддерживают другие офисные пакеты, в т.ч. MSO (с использованием Sun ODF Import);
• В 2009 году этот стандарт станет ГОСТом.

Подробнее о стандарте см. соответствующий раздел FAQ

Особенности миграции при различных операционных системах

В заключение следует упомянуть о такой мелочи, как шрифты в разных операционных системах.

OpenOffice.org не сохраняет шрифты в файлах ODF, поэтому при использовании в организации разных операционных систем позаботьтесь об идентичности шрифтов в шаблонах и документах.

Обсудить на форуме...

•  Спланированная миграция на ООо. Введение