Электронные таблицы (Calc)

В Части 1 этой статьи я рассказал о том, как использовать стили страниц в Calc для контроля печати электронных таблиц. Однако, хотя стили страниц являются одним из наиболее полезных инструментов для предпечатной подготовки таблиц, это далеко не единственное средство. Возможности по установлению настроек страницы для печати посредством настроек принтера и/или экспорта в формат pdf – это только часть всего арсенала. Ни одно из этих средств не является панацеей, поэтому Вам, возможно, придется использовать комбинацию этих методов, чтобы получить необходимый результат.

Тем не менее, чем больше вы знаете об этих средствах, тем более предсказуемым становится для вас процесс распечатки электронных таблиц.

Выбор диапазона печати

• печатать всю таблицу,
• печатать выделенный диапазон,
• установить диапазон страниц для печати или
• вручную добавить разрывы строк и столбцов.

В каждой из этих возможностей вы можете следить за размером колонок и числом строк, которые выводятся на печать на каждой из страниц.

Например, если вы печатаете страницу с форматом «Letter/Письмо» портретной ориентации и полями 2,5 см с каждой стороны, вы сделаете колонку шириной 16,25 см. Полагая, что в таблице нет ячеек с размером большим, чем обычно, вы получите 50-55 строк. Многие считают это слишком сложным и ничего не делают. Проблема такого выбора, если вы хотите быстро освоить печать из Calc, в том, что вы никогда не сможете получить удовлетворительный результат без аккуратного подсчета размеров ячеек. В большинстве случаев строки и колонки разрезаются, разделяя информацию, которую вы размещали в одном месте и делая нумерацию страниц непредсказуемой.

Более удобный способ – выделить с помощью мыши то, что вам необходимо распечатать. При необходимости, можно использовать меню Формат, чтобы скрыть ячейки, колонки и строки или просто нажать клавишу Ctrl, когда Вы выделяете несмежные диапазоны. Этот метод хорошо работает, когда вам нужно распечатать таблицу только один раз, но если необходимо распечатывать один и тот же диапазон в различных сессиях работы с таблицей, то вы можете использовать пункт меню Данные > Определить диапазон для присвоения диапазону постоянного имени.

Тогда, когда вам потребуется распечатать этот диапазон вы можете просто выбрать пункт меню Данные > Выбрать диапазон или выбрать этот диапазон в окне навигатора (клавиша F5). В этом случае именованный диапазон печати сохраняется вместе с файлом. Диапазон печати теперь просто то, чем он и должен быть: выделение ячеек, которые Вы хотите распечатать.

Диапазон печати определяется в пункте меню Формат > Области печати. Используйте пункт Определить диапазон печати для создания области печати для смежных ячеек, пункт Добавить область печати для добавления в диапазон печати новых ячеек и пункт Изменить... для определения повторяющихся заголовков на каждой странице – действие, которое сделает распечатанную таблицу значительно более читабельной.

Четвертый метод – ручное разбиение страниц – точно делит заданный диапазон печати на страницы. Выбрав пункт меню Вставка > Разрыв и задав разрыв либо строки, либо столбца, Вы напрямую задаете где страница будет начинаться и заканчиваться. Поначалу некоторые путаются, когда надо выбирать разрыв строки или разрыв столбца. Но после нескольких попыток все встанет на свои места.

Основное препятствие для использования ручных разрывов в больших документах в том, что такой способ весьма трудоемкий и потребует большого количества времени, а также частого использования «Предварительного просмотра страницы» для продолжения вставки разрывов. Такие усилия не стоят трудов, если Вы собираетесь печатать таблицы регулярно.

Разрывы столбцов и строк отмечаются голубыми линиями по правой (для колонки) и верхней (для строки) границе ячейки. Однако этот индикатор можно легко пропустить в сложной таблице – можно не увидеть его как отметку диапазона печати.

Чтобы избежать этого, выберите пункт меню Вид > Предварительный просмотр деления на страницы. Когда Вы закончите, выберите пункт меню Вид > Обычный для возвращения к обычному виду таблицы.

Установка параметров принтера

Когда Вы выбираете Файл > Печать для печати или Файл > Экспорт в PDF, Вы можете установить параметры печати. Эти параметры, в основном, обычны, но некоторые специальные соображения нужно принять во внимание, когда Вы печатаете электронные таблицы:

• если вы печатаете выделенный вручную диапазон или диапазон страниц, убедитесь, что вы выбрали Файл > Печать > Выделение или вкладку Общие > Выделение в окне Экспорт в PDF. В противном случае диапазон печати будет замещен и будет распечатан весь документ;
  
• если вы хотите напечатать только отдельные ячейки, выберите их перед тем как откроете окно печати или экспорта. Используйте клавишу Ctrl для выбора несвязанного диапазона. Когда вы откроете окно печати, нажмите кнопку Параметры и установите галочку в пункте Печатать только выбранные страницы. Помните, что по умолчанию печатаются все листы электронной таблицы;
  
• установка галочки в пункте Параметры > Страницы > Подавлять вывод пустых страниц предотвратит печать страниц, которые содержат только пустые ячейки;
  
• Вам может понадобиться изменить ориентацию страниц так, чтобы какие-то строки или столбцы не были обрезаны. Используйте пункт Файл > Предварительный просмотр страницы, чтобы решить какие изменения требуется внести.

Подводя итоги

Подготовка страницы Calc к печати или экспорту состоит из трех шагов:

1. Создание и применение стиля страницы для контроля результатов печати;
   
2. Выбор области печати, используя методы, описанные в Части 2 данной статьи;
   
3. Выбор значений установок принтера или установок экспорта.
   

Во многих случая вы можете пропустить какой-нибудь из этих шагов. В конце концов, печать таблиц так же сложна, как фундаментальная наука. Однако если вы выполните их все, то увеличите шансы на правильную распечатку таблиц – если не с первого раза, то хотя бы со второго или третьего.

Об авторе

Bruce Byfield (Брюс Байфилд) – компьютерный журналист, который пишет в основном для «Linux Journal» и сайтов «NewsForge».

Обсудить на форуме...

•  Источник: Конкурс на лучшую статью об OpenOffice.org. Номинация: «Об этом уже писали»
•  оригинальная статья http://www.linuxjournal.com/node/1000132