Текстовые документы (Writer)

Как уже было отмечено не раз, пакет OpenOffice.org обладает огромным количеством возможностей. Одна из них - отправка сообщений электронной почты (точнее организация рассылок). Возможно, кто-то найдет прямое применение этой функции, а мы рассмотрим вопрос о том, как отправить свежеиспеченный (свеженаписанный) документ прямо в Google Docs без использования стороннего софта. Интересная идея? Тогда поехали.

Для начала необходимо настроить доступ к серверу исходящей почты в пакете OpenOffice.org. Для этого нам понадобятся настройки любой почтовой системы (хоть mail.ru) с поддержкой SMTP. Думаю, что можно настроить и учетную запись Google, так как OpenOffice.org поддерживает защищенную аутентификацию.

Для этого необходимо перейти в меню, как показано на изображении снизу:

Далее находим пункт "Рассылка писем":

Заполняем необходимые поля. Вводим свое имя, свой почтовый адрес, имя сервера и другие опции. Далее нажимаем на кнопку "Аутентификация сервера" (верхний скриншот) и появляется следующая форма:

Заполняем ее поля в соответствии с настройками вашего SMTP сервера. Жмем ОК.

Можно проверить настройки, нажав на кнопку "Проверить настройки". И если все в порядке, программа выдаст ответ о том, что сервер доступен и можно приступать к рассылке:

Закрываем параметры настройки электронной почты.

Теперь нам необходимо взять некоторые настройки для принятия входящей корреспонденции в аккаунт Google Docs.

Для этого заходим в свою секцию документов Google и жмем на ссылке "Загрузить", как показано на скриншоте:

Перед нами откроется возможность загрузить документы внешних форматов в Google Docs. Но на данный момент больше интересна другая возможность. А именно: тут виден адрес электронной почты, который по умолчанию соответствует вашим Документам и направив на который письмо оно автоматически окажется в списке документов.

Запоминаем этот адрес. Кроме этого важно помнить, что текст письма автоматически становится телом документа, а тема письма - его заголовком. Эта информация будет полезна для нас несколько позже.

Вернемся снова к нашему офисному пакету и произведем отправку документа в наши документы Гугл.

Для начала подготовим произвольный документ, который мы хотим отправить.
Далее переходим в меню, как показано на скриншоте:

Попадаем в мастер рассылки писем. Далее я не буду рассматривать все подробно (большинство действий простые и не требуют специальной подготовки), а остановлюсь лишь на ключевых моментах:

Важно создать новую адресную книгу и внести в нее контакт, к примеру, "Мой Google Docs" с адресом электронной почты:

Адрес электронной почты вводится в поле "Электронный адрес", а "Мой Google Docs" в поле "Имя". В принципе, данной информации вполне достаточно для отправки письма адресату.

На последнем этапе заполняем необходимые поля и жмем Отправить документы:

После отправки появляется ее статус:

А в документах ГУГЛ - новый документ:

Однако еще следует поэкспериментировать с форматом передаваемого документа, так как не во всех форматах переданного документа Гугл смог разобраться.

Вот какая дополнительная информация представлена на сайте Google Docs по поводу предоставляемого вам адреса электронной почты. Прочтите ее внимательно:

Создайте новое сообщение электронной почты, адресованное указанному выше получателю (ссылка на адрес, присвоенный вашим документам ГУГЛ), и:

• Введите текст и отправьте сообщение.
• Текст сообщения будет введен в новый документ на сайте.
• Название документа будет использовано в качестве темы сообщения электронной почты.

• Или приложите поддерживаемый документ (см. ниже - поддержка таблиц будет реализована в ближайшее время)
• Каждый приложенный документ будет преобразован в формат HTML и будет отображаться как отдельный документ.
• Название каждого документа будет использоваться в качестве имени файла соответствующего приложения.
• При наличии приложений текст письма будет игнорироваться.

Это позволяет быстро передавать на веб-сайт несколько документов одновременно, а также может использоваться при совместной работе (путем отправки копий сообщений на этот адрес в случае передачи документов).

Примечание

• Этот адрес электронной почты используется только вами. Адрес является длинным и достаточно сложным, что помогает предотвратить его подбор.
  

• Вы должны получить по электронной почте подтверждение для каждого документа. Если вы не получили сообщение с подтверждением, значит, документы еще не попали на сайт. В этом случае убедитесь, что вы используете указанный выше адрес электронной почты и что ваша почта работает надлежащим образом.

Удачи!

Обсудить на форуме...

•  Источник: конкурс на лучшую статью о пакете OpenOffice.org. Номинация "Учим работать с OpenOffice.org"
•  Подробнее о статье Ключевые особенности пакета OpenOffice.org