Сообщество

Это очередная статья из цикла Спланированная миграция на ООо. После этапов оценки и принятия решений о переходе на OpenOffice.org наступает время последовательных действий, направленных на осуществление задуманного.

Порядок действий на этом этапе миграции примерно следующий:

1. Подсчёт времени, которое необходимо затратить на замену офисного пакета у каждого пользователя. Сюда, помимо установки OpenOffice.org, входит следующая возможная работа:
• удаление Microsoft Office целиком или его части;
• установка другого программного обеспечения;
• конвертация документов пользователя в формат ODF.
2. Составление графика очерёдности замены, в зависимости от условий и сложности работ.
3. Выполнение работ в соответствии с графиком.

Если вы читали предыдущие статьи данного цикла, то вам известно, что перед данным этапом желательно выполнить следующие мероприятия:

• Произвести оценку удобства использования OpenOffice.org в конкретной организации и с конкретными документами;
• Вы как IT-специалист должны точно представлять набор программного обеспечения, установленный и используемый на компьютерах сотрудников организации. Если уверенности нет, возможно стоит составить такой перечень ПО;
• Вы примерно представляете себе интенсивность работы конкретного сотрудника на компьютере и круг его обязанностей. Если это не так, уточните необходимые сведения до составления графика замены;
• О ваших планах по замене офисного пакета знает руководство организации, и оно поддерживает вас. О необходимости поддержки со стороны руководства написано здесь;
• Вы рассматривали возможность привлечения к оценке или всему процессу миграции сторонних организаций, осуществляющих миграцию предприятий на OpenOffice.org и другие свободные программные продукты, потому что вам может потребоваться помощь. Если не на этом этапе, то на следующем.

Разработка схемы замены офисного пакета

Итак, если количество пользователей ПК в организации превышает 10 человек, и вы решили самостоятельно проводить замену офисного пакета, то перед началом этапа мы рекомендуем:

• Определить способ замены (установки) офисного пакета и сопутствующую работу. Подробнее об этом чуть позже;
• Составить очерёдность миграции отделов и отдельных пользователей и в дальнейшем постараться придерживаться графика;
• Определить сроки миграции для отделов или пользователей и для всего предприятия в целом.

Способ замены (установки) офисного пакета

Устанавливать (заменять) офисный пакет можно несколькими способами, в том числе удалённо. Способ замены зависит от конкретных условий и организации корпоративной локальной сети. Администраторы обычно сами выбирают средства установки.

Однако, если у вас нет особенных предпочтений, лучше произвести установку в присутствии пользователя. Так вы сможете продемонстрировать работу офисного пакета после установки, ответить на первые вопросы, установить другое ПО. Возможно, требуется заменить не только офисный пакет, но и почтового клиента, веб-браузер по умолчанию и пр.

Если попутно осуществляется миграция на Linux или покупка новых компьютеров, совместите эти события с установкой OpenOffice.org.

В случае удаления Microsoft Office решите, будете ли вы устанавливать средства просмотра документов Microsoft Office ( Word Viewer, Excel Viewer, PP Viewer, а также средство работы с mdb-файлами Access Runtime). Если да, то устанавливайте средства просмотра перед установкой OpenOffice.org, чтобы не было проблем с ассоциациями файлов MS Office.

Оставлять ли пользователю Microsoft Office?

Совместное существование двух «офисов» на одном ПК обычно не вызывает проблем. Значение имеет в большей степени психологическая составляющая, нежели техническая. Конечно, всё должно решаться индивидуально, но общие рекомендации таковы:

Оставлять следует в случаях, если:

• Существующее программное обеспечение требует наличия Microsoft Office, например, для вывода отчётности из бухгалтерского ПО. В этом случае от MSO следует оставить только необходимые компоненты. OpenOffice.org устанавливается как «офис по умолчанию», чтобы все новые документы создавались в новом «офисе».
• Компьютер пользователя не соответствует предъявляемым требованиям для работы OpenOffice.org. Если оперативной памяти менее 256Mb — не стоит мучать пользователя двухминутным стартом офисного пакета, лучше замените ему компьютер, и только тогда установите OpenOffice.org. Конкретные системные требования можно найти в сети интернет или на диске с дистрибутивом OpenOffice.org.

Следует удалить MS Office, если:

• Пользователь не имеет явной необходимости в MSO;
• Пользователь не имеет необходимости в функциональности MSO, но испытывает страх и просит оставить «на время», пока он не привыкнет к новому ПО. К сожалению, опасения перед новым ПО, усиленные слухами — распространённое явление. Если пойдёте на поводу — обнаружите, что вместо изучения нового пакета, пользователь запускает MS Office всё чаще. Позднее удаление MS Office вызывает куда больше недовольства.
• Пользователь не имеет необходимости в функциональности MSO, но конфликтует и требует оставить его без объяснения причин. Скорее всего, это тот же страх из предыдущего пункта. В данном случае как никогда пригодится поддержка руководства, о которой мы рассказывали в предыдущей статье.

График замены офисного пакета

Для чего мы рекомендуем составить графика замены офисного пакета и определять сроки окончания миграции?

Замена офисного пакета — это разностороннее мероприятие, касающееся всех сфер работы организации. Следует учитывать не только собственные временные затраты, но и затраты пользователя, и психологическую составляющую.

Поскольку, на установку и замену «офиса» тратится некоторое время, для пользователя это также имеет значение. У многих пользователей офисный пакет является самым часто запускаемым приложением. У значительной части — единственным запускаемым приложением. В связи с этими фактами следует принимать во внимание мнение пользователя и считаться с его планами.

Конечно, будет неплохо, если миграцию удастся провести в отсутствие пользователя, предъявив ему конечный результат. Но, зачастую, доступ администратора к компьютеру в это время ограничен. Поэтому очерёдность замены необходимо определять заранее, и пользователь должен быть предупреждён.

Что необходимо учитывать при составлении графика

Пользователю необязательно знать весь график миграции. Согласование графика с каждым пользователем, на наш взгляд, будет излишним. Целесообразнее будет запланировать на определённые дни миграцию отдела.

В одной из прошлых статей мы уже озвучивали рекомендуемые расчёты времени миграции: 1-2 рабочих дня на одного пользователя. Если миграция пройдёт быстрее — используйте это время для ответов на вопросы пользователей, для изучения офисного пакета или на любые другие цели. А если в процессе миграции возникнут проблемы — у вас будет достаточно времени для их устранения.

Чередуйте сложных пользователей и простых. Утверждение справедливо и в отношении личностей, и в отношении количества имеющихся программ и документов, и в отношении технического обеспечения.

Если вы решите перевести документооборот предприятия на стандарт на ODF, учитывайте время, которое затратите на конвертацию документов в ODF. Подробнее о конвертации документов см. в продолжении статьи.

Продолжение следует...

Обсудить на форуме...

•  Спланированная миграция на ООо. Введение